Viaggi di lavoro: sfrutta al meglio il networking

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La settimana scorsa ero seduta nella lobby dell'hotel «The Hoxton» di Amsterdam, aspettando il check-in, e ho attaccato discorso con la donna accanto a me. Venti minuti dopo non avevo soltanto il suo biglietto da visita, ma anche un invito concreto a una conferenza tech a Barcellona il prossimo marzo. Il networking nei viaggi di lavoro è fatto esattamente per questo: incontri inaspettati che fanno avanzare la tua carriera. Invece di limitarmi a spuntare le riunioni e a sparire in camera d'albergo, uso ogni business trip in modo mirato per creare contatti professionali e costruire la mia rete di carriera.

Secondo uno studio dell'associazione tedesca dei viaggi (DRV) del 2023, in Germania si fanno ogni anno circa 187 milioni di viaggi di lavoro. Significa milioni di occasioni per incontrare le persone giuste al momento giusto. Eppure molti sprecano questo potenziale perché, finito il programma ufficiale, si ritirano subito. Ti mostro come muoverti in modo strategico, costruire relazioni vere e restare autentico.

Perché il networking nei viaggi di lavoro è così prezioso

Creare contatti professionali in viaggio funziona in modo diverso che in ufficio. Incontri le persone fuori dal loro ambiente abituale, in un clima rilassato, spesso con più tempo e apertura. A una conferenza a Monaco, nel settembre 2024, ho conosciuto una direttrice marketing di Milano che in seguito mi ha aiutato a mettere piede nel settore svizzero. Collegamenti così nascono di rado nella chat di LinkedIn, ma piuttosto davanti a un caffè dopo il panel o a cena al «Tantris» sull'Odeonsplatz.

Secondo un sondaggio di Statista Germania, il 62 per cento dei dirigenti afferma che gli incontri di persona durante i viaggi di lavoro contribuiscono in modo decisivo a costruire fiducia. Conferma la mia esperienza: i contatti faccia a faccia creano un impegno che la comunicazione digitale non raggiunge mai. Quando guardi qualcuno negli occhi, hai una vera conversazione e magari condividi persino un'esperienza, resta impresso.

Preparazione: ricerca e obiettivi chiari

Prima di partire per una conferenza o un business trip, investo almeno due ore nella preparazione. Controllo l'elenco dei partecipanti, cerco in modo mirato persone del mio settore o con interessi simili e mi annoto da tre a cinque nomi concreti. Al «Web Summit» di Lisbona nel 2023 mi ero prefissata di parlare con un investitore di Milano e con due fondatrici dell'e-commerce. Tutte e tre le conversazioni ci sono state, perché sono andata io verso di loro.

Datti obiettivi realistici: quanti nuovi contatti vuoi creare? Che tipo di persone cerchi: potenziali mentori, partner d'affari, colleghi di settore? Più è chiaro il tuo focus, più efficiente sarà l'uso del tuo tempo. Consiglio anche di preparare un elevator pitch: 30 secondi che spiegano chi sei e che cosa fai, senza risultare invadente.

Strumenti e app per un networking efficace

Usa le app per eventi come Brella o Whova, che a molte conferenze sono ormai lo standard. Lì puoi fissare incontri in anticipo, curiosare tra i profili e scrivere in modo mirato alle persone. Al «DMEXCO» di Colonia, tramite Brella, avevo fissato quattro incontri ancora prima di partire. Ti fa risparmiare un sacco di tempo sul posto e ti dà una struttura.

Come creare contatti nei viaggi di lavoro: strategie concrete

Il primo passo è la semplice presenza: sii visibile. Invece di sedermi nell'ultima fila, mi piazzo volentieri nelle prime tre file di un panel o direttamente nell'area networking. Al «Bits & Pretzels» di Monaco nel 2024 mi sono seduta di proposito al bar dell'hotel «Mandarin Oriental» invece di restare in camera, e ho attaccato discorso con un venture capitalist di Londra che mi ha dato consigli preziosi per il mio progetto successivo.

Fai domande aperte, mostra un interesse sincero. Invece di «Che lavoro fai?» preferisco chiedere: «Cosa ti ha portato a questa conferenza?» oppure «A quale progetto stai lavorando in questo momento che ti appassiona?». Alle persone piace parlare delle proprie passioni, e questo apre le porte. Una conversazione al buffet di pranzo del «Rilano No. 6» di Francoforte mi ha portato a trovare una mentore mensile che mi fa da coach nel mio settore.

• Vai agli eventi di networking al di fuori dei punti principali del programma: colazioni di lavoro, aperitivi dopo il lavoro, cene informali
• Usa attivamente le pause: invece di guardare il cellulare, parla con la persona accanto a te nella coda del caffè
• Offri valore: condividi articoli, contatti o consigli che possono essere rilevanti per il tuo interlocutore
• Fai follow-up in fretta: entro 48 ore dall'incontro manda un messaggio personalizzato via LinkedIn o e-mail

Strategie di networking nei business trip: tempi e contesto

Il momento giusto è decisivo. Al mattino, a colazione, molti sono ancora aperti e rilassati, la sera dopo il programma ufficiale c'è un'atmosfera più leggera. Evito il networking subito dopo interventi lunghi, quando tutti sono stanchi. Preferisco sfruttare il tempo prima del primo panel o il pranzo insieme. Al «The Breakfast Club» di Londra una volta ho incontrato per caso una responsabile del personale che più tardi mi ha procurato un lavoro, semplicemente perché entrambe ci eravamo alzate presto e avevamo voglia di una buona colazione inglese.

Scegli contesti adatti al tuo stile. Se sei piuttosto introverso, sono meglio cene più piccole o incontri one-to-one che grandi eventi di networking. A me piace il mix: durante il giorno conversazioni mirate uno a uno, la sera un gruppo più ampio per sentire l'energia del gruppo. Al «SXSW» di Austin ho organizzato una cena con altri cinque partecipanti al sushi bar «Uchi»: più intima della festa ufficiale con 500 persone, ma abbastanza grande per conversazioni interessanti.

Costruire relazioni professionali all'estero: la sensibilità culturale conta

Quando viaggi a livello internazionale, tieni conto delle differenze culturali. In Giappone si porgono i biglietti da visita con entrambe le mani e ci si inchina leggermente, negli Stati Uniti una stretta di mano salda e il contatto visivo diretto sono lo standard. In Scandinavia si dà molta importanza alla puntualità e a una cortesia riservata. Prima di ogni viaggio cerco brevemente i Do's and Don'ts del rispettivo Paese. Dimostra rispetto ed evita imbarazzanti malintesi. Un piccolo consiglio: anche le buone maniere a tavola alla prima cena possono lasciare l'impressione decisiva anche in ambito professionale.

Sfruttare le opportunità di carriera dei viaggi di lavoro: pensa a lungo termine

Il networking non è uno sprint, ma una maratona. I contatti più preziosi li coltivo per anni. Dopo il primo incontro alla «re:publica» di Berlino sono rimasta in contatto con un giornalista tech, ci siamo scambiati regolarmente articoli e ci vedevamo due volte l'anno per un caffè. Tre anni dopo mi ha raccomandata per uno slot da speaker a una conferenza internazionale a Copenaghen. Non sarebbe mai successo se avessi lasciato spegnersi il contatto dopo il primo incontro.

Costruisciti un sistema: io uso una semplice bacheca Trello per tenere traccia dei contatti, prendere appunti sulle conversazioni e impostare promemoria. Ogni tre mesi guardo chi voglio ricontattare, mando un breve messaggio o propongo un caffè virtuale. Può sembrare meccanico, ma aiuta a mantenere vive le relazioni vere.

Trovare un mentore in viaggio: fare le domande giuste

Alcuni dei migliori mentori li ho conosciuti nei viaggi di lavoro. La chiave: non chiedo direttamente un mentoring, ma mostro interesse per la loro competenza. Allo «Slush» di Helsinki ho parlato con una fondatrice di successo della sua esperienza nel fundraising. Alla fine della conversazione ho chiesto se tra qualche settimana potevo farle una domanda specifica sul mio progetto. Ha accettato, e da lì è nato un rapporto di mentoring informale che dura ancora oggi.

Sii concreto su ciò che cerchi. Invece di «Può essere il mio mentore?» preferisco formulare: «Sto lavorando a un progetto nell'ambito X e mi farebbe piacere avere il suo parere su Y. Avrebbe 20 minuti nelle prossime settimane per una telefonata?». Dimostra rispetto per il tempo dell'altro e rende la richiesta concreta.

Networking alle conferenze: dalla partecipazione ai panel all'after-party

Le conferenze sono oro per il networking, se le usi nel modo giusto. Mi iscrivo in modo mirato a workshop più piccoli delle grandi keynote: lì l'interazione è maggiore. A un workshop di UX a Barcellona con soli 15 partecipanti ho creato contatti più stretti che all'evento principale con 2.000 persone. Abbiamo lavorato in gruppo, ci siamo scambiati i profili LinkedIn e poi siamo andati a mangiare insieme alla «Cervecería Catalana» nel quartiere Eixample.

Dopo il programma ufficiale spesso comincia il vero networking. Vado quasi sempre all'after-party oppure organizzo io stessa un incontro informale. Una cena con sei partecipanti alla conferenza al «Neni» sul Ku'damm di Berlino mi ha portato più contatti preziosi dell'intera giornata di conferenza precedente. L'atmosfera rilassata, il buon cibo e le conversazioni sincere creano legami che durano.

Consigli per il business travel: restare raggiungibili e presenti

Fai in modo di presentarti in modo professionale anche in viaggio. Arrivare freschi e curati è un fattore sottovalutato: la mia beauty routine nei voli a lungo raggio mi aiuta a fare una buona impressione a una riunione importante anche dopo 10 ore di volo. Conta anche il guardaroba giusto: metto sempre in valigia un outfit business in più, anche se la conferenza è casual. Non si sa mai quando si presenta una riunione ad alto livello improvvisata.

Usare in modo mirato piattaforme e community

Oltre alle conferenze classiche esistono piattaforme di networking specializzate. Sono iscritta a «Founders Network», una rete basata su community per fondatori, che organizza regolarmente eventi in diverse città. Secondo una rilevazione di Eventbrite del 2023, il 74 per cento dei professionisti partecipa ad almeno due eventi di networking all'anno, con tendenza in crescita. Dimostra che il networking viene preso sempre più sul serio come acceleratore di carriera.

Anche nell'ambito del dating lifestyle, per esempio tramite piattaforme come MySugardaddy, a volte nascono contatti professionali sorprendenti. Ho visto che viaggi ed eventi condivisi possono aprire nuove porte non solo a livello privato ma anche professionale, a patto di restare autentici e rispettosi.

Do e Don't del networking nei viaggi di lavoro

Alcune regole chiare si sono rivelate valide per me. Primo: ascolta più di quanto parli. Non c'è niente di peggio di chi parla solo di sé. Secondo: non raccogliere biglietti da visita a caso, ma costruisci legami veri. Preferisco tre conversazioni di qualità a 20 superficiali. Terzo: evita i sales pitch aggressivi. Il networking non è un evento di acquisizione clienti. Se si presenta un'opportunità di business, ottimo, ma non deve mai essere il punto di partenza.

Quarto: sii disponibile ad aiutare. Presento volentieri le persone tra loro quando penso che possano trarre vantaggio l'una dall'altra. Crea goodwill e ti posiziona come connector. Quinto: rispetta i limiti. Non tutti in viaggio di lavoro hanno voglia di fare networking. Se qualcuno fa capire di voler stare tranquillo, accettalo.

Follow-up: il passo decisivo dopo l'incontro

L'errore più frequente nel networking: nessun follow-up. Entro 48 ore scrivo un messaggio personalizzato in cui ringrazio per la conversazione e faccio un riferimento concreto al tema del nostro scambio. Per esempio: «Cara Anna, grazie mille per l'ispirante conversazione di ieri sera sul sustainable marketing. Ecco l'articolo che avevo menzionato. Mi farebbe piacere restare in contatto!»

Se la conversazione è stata particolarmente preziosa, propongo un prossimo incontro concreto, virtuale o al prossimo evento. Uso anche LinkedIn per consolidare il collegamento, ma sempre con una nota personale invece della richiesta standard. Le persone ricordano i dettagli, ed è proprio quelli che dovresti riprendere nel tuo messaggio.

FAQ: domande frequenti sul networking nei viaggi di lavoro

Come supero la timidezza nel networking durante i viaggi di lavoro?

Parti in piccolo: parla prima con una sola persona, non subito con un intero gruppo. Fai una domanda semplice come «Come le sta sembrando finora la conferenza?» oppure «È la prima volta che viene qui?». La maggior parte delle persone è aperta e cordiale. Preparati qualche frase per iniziare la conversazione, così ti senti più sicuro. Con il tempo diventa routine.

Quanti contatti dovrei puntare a fare in un viaggio di lavoro?

La qualità viene prima della quantità. Mi do l'obiettivo di fare da tre a cinque conversazioni davvero buone, invece di raccogliere 20 contatti superficiali. Concentrati sulle persone con cui hai vere cose in comune o da cui puoi imparare. Uno scambio approfondito vale più di un rapido scambio di biglietti da visita.

Che ruolo hanno i social media nel networking nei viaggi di lavoro?

I social media sono uno strumento prezioso, ma non sostituiscono gli incontri di persona. Uso LinkedIn per preparare e seguire i contatti, a volte posto in diretta dagli eventi per creare visibilità e mi collego digitalmente dopo gli incontri. Ma il vero legame nasce offline, nella conversazione diretta.

Come gestisco i rifiuti o il disinteresse?

Non tutti avranno tempo o interesse, ed è assolutamente normale. Non prenderla sul personale. Ringrazia con gentilezza e vai avanti. A volte il momento è semplicemente sbagliato, o la persona non è in linea con i tuoi obiettivi. Concentrati su chi è aperto e interessato. Risparmi energie e ottieni risultati migliori.

Posso creare contatti professionali anche nei viaggi informali?

Assolutamente. Durante un weekend a Porto, in un caffè coworking, ho conosciuto una designer con cui in seguito ho collaborato. Sii aperto, ma rispetta il contesto. Se per esempio incontri qualcuno a una degustazione di vini all'estero, puoi chiacchierare in modo del tutto naturale, senza sembrare invadente. L'autenticità è la chiave.

Conclusione: il networking nei viaggi di lavoro come acceleratore di carriera

I viaggi di lavoro offrono un'occasione unica per costruire la tua rete di carriera in modo strategico e autentico. Con la giusta preparazione, obiettivi chiari e un vero interesse per le persone trasformi ogni business trip in un'opportunità per contatti professionali preziosi. Che sia alle conferenze, nelle lobby degli hotel o a cene informali, i legami migliori nascono quando sei presente, aperto e disponibile. Il mio consiglio più importante: sii te stesso, ascolta più di quanto parli e coltiva i contatti a lungo termine. Così il networking non diventa un fastidioso dovere, ma una parte stimolante del tuo viaggio. Quindi metti in valigia per il prossimo viaggio di lavoro non solo i documenti, ma anche apertura e curiosità: la prossima occasione di carriera potrebbe già aspettarti al gate.